Bots para facturas de proveedores
Los equipos financieros de empresas de distribución de materiales dedican demasiado tiempo a subir facturas de proveedores a sus sistemas ERP. Esto provoca errores, ralentiza el trabajo y reduce la motivación. eContentPrep crea bots que hacen esta tarea por ti—rápida y eficazmente.
Desafíos
Los equipos de finanzas y contabilidad de empresas de distribución de materiales suelen gestionar las facturas de proveedores de forma manual: revisan correos electrónicos, guardan archivos, introducen datos en el ERP y los comparan con pedidos. Este proceso consume mucho tiempo y con frecuencia provoca errores o retrasos. A medida que aumenta el volumen de trabajo, el equipo se vuelve menos eficiente y se frustra con tareas repetitivas.
eContentPrep diseña bots que funcionan como un miembro virtual de su equipo para gestionar el procesamiento de facturas. Aquí le mostramos cómo funcionan nuestros bots paso a paso:
Paso 1: Supervisar la bandeja de entrada y descargar facturas: El bot supervisa su bandeja de entrada de correo electrónico en busca de facturas entrantes de proveedores de materiales y proveedores generales recurrentes (facturas telefónicas, facturas de limpieza, etc.).
Paso 2: Guardar la factura en la carpeta compartida: Al recibir una factura, el bot abre el correo electrónico y guarda el PDF en la carpeta compartida correcta, organizada según corresponda (por ejemplo, por mes/proveedor). Si la carpeta no existe, la crea.
Paso 3: Extraer datos de la factura: El bot extrae información relevante de cualquier formato de factura (nombre del proveedor, número de identificación fiscal, número de factura, importe, importe de los desechos, impuestos ambientales, partidas, etc.) con precisión humana. Guarda estos datos en una base de datos estructurada para facilitar su revisión y la generación de informes.
Paso 4: Aplicar reglas de validación y de negocio: Se aplican reglas adicionales de extracción o validación según las necesidades de su negocio. Esto puede incluir la verificación cruzada con órdenes de compra existentes, la comparación de albaranes de entrega, la verificación de datos maestros de proveedores, centros de coste, etc. El bot detecta cualquier discrepancia para su revisión manual o aplica una lógica predefinida para gestionarla automáticamente.
Paso 5: Cargar datos al ERP: El bot inicia sesión en el ERP, accede al módulo correspondiente, carga los datos extraídos y aplica las reglas de conciliación predefinidas (p. ej., conciliación de órdenes de compra, confirmación de entrega). Guarda la factura como borrador para que el equipo de finanzas la revise. Una vez finalizado, el bot envía un correo electrónico al equipo con un resumen de las facturas procesadas y su ubicación, para que siempre tenga visibilidad y control en tiempo real.
El bot puede procesar un número ilimitado de facturas, independientemente de su diseño o formato, y es totalmente flexible: puede añadir tantas reglas de conciliación o validación como necesite. Vea a continuación cómo nuestros bots gestionan flujos de trabajo de facturas reales: precisos, rápidos y siempre consistentes.
Solución
Conclusión
Con los bots de eContentPrep, los equipos financieros de distribuidores de materiales de construcción obtienen beneficios inmediatos y tangibles:
- Sin errores y siempre fiables: Los bots siguen reglas lógicas y no se saltan ningún paso.
- Más productividad sin contratar: Nuestros bots funcionan como un miembro más del equipo, pero sin nóminas ni largos procesos de incorporación.
- Solución end-to-end: Desde la lectura del correo electrónico con la factura del proveedor hasta su registro en el ERP, los bots replican exactamente vuestro flujo de trabajo, algo que el software rígido no consigue.
- Integración sin complicaciones: Funcionan con vuestro ERP y herramientas actuales, sin necesidad de cambiar nada.
- Precio fijo: Pago único de implantación, sin límite de facturas procesadas y sin licencias por usuario.
.png)