Trabajadores virtuales financieros para subida de facturas al ERP
Los equipos financieros dedican demasiado tiempo a subir facturas a sus sistemas ERP. Esto provoca errores, ralentiza el trabajo y reduce la motivación. eContentPrep crea trabajadores virtuales (bots) que hacen esta tarea por ti—rápida y eficazmente.
Desafíos
Los equipos de finanzas y contabilidad suelen gestionar las facturas de forma manual: revisan correos electrónicos, guardan archivos, introducen datos en el ERP y los comparan con pedidos. Este proceso consume mucho tiempo y con frecuencia provoca errores o retrasos. A medida que aumenta el volumen de trabajo, el equipo se vuelve menos eficiente y se frustra con tareas repetitivas.
eContentPrep diseña bots que funcionan como un miembro virtual de su equipo para gestionar el procesamiento de facturas. Aquí le mostramos cómo funcionan nuestros bots paso a paso:
Paso 1: Supervisar la bandeja de entrada y descargar facturas: El bot supervisa tu bandeja de entrada de correo electrónico para ver si hay facturas entrantes. También puede acceder a plataformas de proveedores (por ejemplo, compañías de telecomunicaciones, Amazon) para descargar facturas mensuales automáticamente.
Paso 2: Guardar la factura en la carpeta compartida: Al recibir una factura, el bot abre el correo electrónico y guarda el PDF en la carpeta compartida correcta, organizada según corresponda (por ejemplo, por mes/proveedor). Si la carpeta no existe, la crea.
Paso 3: Extraer datos de la factura: El bot extrae información relevante de cualquier formato de factura (nombre del proveedor, número de identificación fiscal, número de factura, importe, partidas, etc.) con precisión humana. Guarda estos datos en una base de datos en un formato estructurado.
Paso 4: Aplicar reglas de validación y de negocio: Se aplican reglas de extracción o validación adicionales según las necesidades de su negocio. Esto puede incluir la verificación cruzada con órdenes de compra existentes, la comparación de albaranes de entrega, la verificación de los datos maestros de proveedores, etc. El bot detecta cualquier discrepancia para su revisión manual o aplica una lógica predefinida para gestionarla automáticamente.
Paso 5: Cargar datos al ERP: El bot inicia sesión en el ERP (sea cual sea: Navision, Odoo, SAP, etc.), navega al módulo correspondiente, carga los datos extraídos y aplica las reglas de conciliación predefinidas (p. ej., conciliación de órdenes de compra, confirmación de entrega), replicando paso a paso las acciones humanas (clics, copiar y pegar, etc.). Guarda la factura como borrador para que el equipo de finanzas la revise. Una vez finalizado, el bot envía un correo electrónico al equipo con un resumen de las facturas procesadas y su ubicación, para que siempre tenga visibilidad y control en tiempo real.
El bot puede procesar un número ilimitado de facturas, independientemente de su diseño o formato, y es totalmente flexible: puede añadir tantas reglas de conciliación o validación como necesite. Vea a continuación cómo nuestros bots gestionan flujos de trabajo de facturas reales: precisos, rápidos y siempre consistentes.
Solución
Conclusión
Con los bots de eContentPrep, los equipos financieros obtienen beneficios reales e inmediatos:
- Sin errores humanos ni omisiones: Los bots siguen reglas lógicas y no se saltan ningún paso.
- Ahorro de tiempo y mayor motivación: Los equipos dejan de perder horas en tareas rutinarias y se centran en el trabajo de valor.
- Más productividad sin contratar personal: Los bots actúan como un miembro adicional del equipo, pero sin nuevas nóminas, sin procesos de onboarding.
- Sin cambios en tus sistemas: Los bots funcionan con tu ERP y herramientas actuales, y están listos en solo 7 días.
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